邮件作为企业员工之间相互沟通的工具，是商务活动中相对正式且具有法律约束力的载体。企业邮箱在使用时主要分为两种方式，一种是租用，另一种则是自建。这两种方式各有各的好处，但是也都存在自己的局限性。那么哪种方式最适合自己呢?下面小编为大家分析一下企业邮箱自建和租用哪个更加划算。
先说结论：对于中小型企业来说，租用企业邮箱更划算;对于大中型企业来说，自建企业邮箱更划算！
首先是租用企业邮箱
租用企业邮箱，因它是租赁的方式，因而在初期的投入费用相对较少，而且租用也比较方便，从注册域名到开通使用企业邮箱，基本马上开通马上使用，无需企业花费太多精力。现在专业的邮箱运营商提供的企业邮箱邮件收发的稳定性也比较不错，为企业省去了很多邮箱管理和维护工作。总体上说，租用的企业邮箱基本满足企业邮件收发的工作需要，因此特别适合人数不多预算有限的中小企业。
其次是自建企业邮箱
自建企业邮箱对比租用来说，在前期搭建和后期维护都需要花费企业更多的精力。但是自建企业邮箱的安全性高，功能丰富，稳定性强，可根据企业业务需要来量身定制。比如通过自建企业邮箱的API接口可以与企业内部OA或其他办公系统集成对接。而且自建企业邮箱对于安全保密要求较高的企业来说，邮件数据都由企业自己控制，邮件数据被泄露的风险极低。因此适合使用人数较多需求复杂的中大型企业。
接下来，我们来做一个细致化的对比，主要从成本、维护、功能方面来比较。看完之后你就能明白自己的公司为何适合自建企业邮箱或租用企业邮箱。
一、成本方面
自建企业邮箱，仅初期的成本比较大，后期使用越久越划算。
①在软件方面，选择国内厂商一套软件大概5万左右，如果是微软的exchange邮件系统大概在15万左右(当然我们也可以用盗版)
②在硬件方面，自己购买一台服务器价格一般在1.5万，交换机和防火墙一般也在3~4万的成本，另外还需要网络专线，需要独立的IP地址等，每月大概在2000-3000的样子。第一年初期最低的花费(无联通电信双线路，无备份系统)，估计在10万(不包括后期的维护成本)，相对是一笔较大的成本投资，一般大型企业才有实力自建一个代表自己企业的邮件系统。
当然，你也可以通过租用IDC服务商的服务器的方式来节约前期的服务器、带宽、交换机和IP成本。比如租用主见科技的香港云服务器B型，2核2G，3M独享CN2带宽，赠送一个独立IP，一年才三千多块。
租用企业邮箱，在初期的投入上，因它是租赁式的使用，投入的费用相对较少，按需购买，按月付费。按照200员工的企业来计算，选择一家相对专业的供应商6年的费用大概在6万左右。
从成本上来看，公司机房建设和硬件的设备还不到位，如果专门针对邮件而去购买这些设备的话，相对不划算，建议公司租用企业邮箱。
二、维护管理方面
自建企业邮箱后期的维护同样需要投入较大的成本，才能保证邮箱在使用过程中的安全。除了前期软件和硬件的成本投入以外，每年还要给厂家支付一定的维护费用。运维相对比较麻烦，目前国内的普遍都是小厂家，技术保障性比较弱。
在租用企业邮箱的维护上，购买几年的邮箱，厂家就免费提供几年的维护。同时这些厂家有着强大的灾备能力，备机自动切换，保证企业安全有序的使用企业邮箱。
三、功能方面
自建邮件系统一般都是厂家自己开发的产品，可以针对我们的特殊要求做一些定制的开发。后台管理的权限设置比较灵活，高端的邮件厂商的个别增值功能需要单独购买。
那么综合来看：
如果企业员工多、业务繁忙又拥有核心竞争力的产品或技术，对邮件安全要求高的话，最好是自建邮件服务器，它的优势是明显的。拿U-Mail邮件系统来说，它对与之配套的软硬件要求并不高，如果把“邮件系统”比喻成“种子”，而软硬件环境比喻成“土壤”的话，U-Mail就是生存能力强、“给点阳光就灿烂”的一类，但是U-Mail邮件系统的功能又能随着软硬件环境的升级改善而相应增强，它的分布式集群部署功能可以负载千万级用户，又能使多个城市保持一样的高效通讯和即时处理能力。
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